Was Ihr Vertrieb in KI-Systeme hochladen und weiterverwenden darf

Ein Verkäufer lädt die Ausschreibung eines Kunden in ein KI-System und lässt daraus ein Angebot erstellen. Eine Kollegin übernimmt einen generierten Fachbeitrag nahezu unverändert für die Unternehmensseite. Beides spart Zeit. Doch in beiden Fällen ist oft unklar, ob die verwendeten Inhalte hochgeladen werden durften und wer für das Ergebnis einsteht.

Warum die Klage gegen Anthropic nur bedingt weiterhilft

Sony Music Publishing und Warner Chappell Music werfen dem KI-Anbieter Anthropic in den USA vor, geschützte Songtexte ohne ausreichende Lizenz für seine Modelle verwendet zu haben. Gefordert wird Schadensersatz in Milliardenhöhe. Die Klage betrifft unter anderem die Herkunft von Trainingsdaten und den Umgang mit Hinweisen auf bestehende Urheberrechte.

Für einen mittelständischen Vertrieb ist das ein relevanter Anlass, aber kein passendes Abbild des eigenen Risikos. Die meisten Unternehmen entwickeln kein eigenes Sprachmodell und beschaffen keine großen Datenbestände für dessen Training. Sie verwenden fertige Systeme.

Damit verschiebt sich die Frage. Nicht Ihr Vertrieb muss klären, mit welchen Daten ein Anbieter sein Grundmodell trainiert hat. Sie müssen vor allem regeln, welche Inhalte Ihre Mitarbeiter in ein System eingeben, unter welchen Bedingungen der Anbieter diese Eingaben verarbeitet und welche Ergebnisse anschließend veröffentlicht oder an Kunden geschickt werden.

Eine Nutzungserlaubnis ist nicht automatisch eine Erlaubnis zum Hochladen

Im Vertrieb liegen zahlreiche fremde Inhalte vor: Ausschreibungen, Lastenhefte, Präsentationen von Kunden, Marktstudien, Fachartikel, Bilder, Datenbankauszüge und Unterlagen von Wettbewerbern. Dass ein Mitarbeiter ein Dokument lesen oder intern verwenden darf, bedeutet nicht automatisch, dass er es vollständig an einen externen KI-Dienst übermitteln darf.

Beim Hochladen kann eine urheberrechtlich relevante Vervielfältigung entstehen. Ob eine Lizenz, eine gesetzliche Ausnahme oder eine andere Erlaubnis greift, hängt vom Inhalt und vom konkreten Zweck ab. Der Hinweis „nur für interne Nutzung“ löst das Problem nicht. Auch ein bezahlter Zugang zu einer Studie erlaubt nicht ohne Weiteres, deren vollständigen Inhalt in einen weiteren Dienst zu übertragen.

Dazu kommen andere Rechtsgebiete. Kundenunterlagen können Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten oder vertraglich geschützte Informationen enthalten. Diese Fragen sind vom Urheberrecht zu trennen. Eine Eingabe kann urheberrechtlich zulässig und trotzdem durch eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder den Datenschutz untersagt sein.

Für den Arbeitsalltag hilft deshalb eine einfache Regel: Fremde Dokumente werden nicht vollständig in ein frei gewähltes KI-System geladen. Ausnahmen gelten nur für ausdrücklich freigegebene Werkzeuge und Inhalte, deren Nutzung geklärt wurde.

Öffentliche Inhalte sind nicht automatisch frei verwendbar

Ein häufiger Irrtum lautet: Was auf einer Internetseite steht, darf auch als Grundlage für einen KI-Text dienen. Öffentlich zugänglich bedeutet jedoch nicht frei von Rechten.

Reine Fakten wie Produktmaße, Standorte oder veröffentlichte Preise sind für sich genommen in der Regel nicht urheberrechtlich geschützt. Die konkrete Formulierung eines Fachbeitrags, die Gestaltung einer Grafik oder der Aufbau einer umfangreichen Marktübersicht kann dagegen geschützt sein. Kritisch wird es besonders, wenn Mitarbeiter einer KI den Auftrag geben, einen vorhandenen Text nur umzuschreiben oder Stil, Gliederung und Argumentation möglichst genau zu übernehmen.

Für Wettbewerbsanalysen sollten Verkäufer daher mit einzelnen Fakten und eigenen Notizen arbeiten. Komplette Broschüren, Präsentationen oder Internetseiten sollten nicht allein deshalb hochgeladen werden, weil sie ohne Anmeldung erreichbar sind.

Kommerzielle Nutzungsrechte des Anbieters lösen nicht jedes Problem

Viele KI-Dienste erlauben in ihren Vertragsbedingungen die geschäftliche Verwendung erzeugter Inhalte. Das ist für den Vertrieb wichtig, aber keine umfassende Freigabe.

Der Anbieter kann nur regeln, welche Rechte er seinen Kunden am Ergebnis einräumt. Er kann nicht garantieren, dass ein Text, ein Bild oder eine Präsentation keine Rechte Dritter verletzt. Entscheidend ist daher auch, ob der Anbieter Schutzversprechen abgibt, unter welchen Bedingungen diese gelten und ob bestimmte Eingaben oder Nutzungsarten ausgeschlossen sind.

Vor einer Freigabe sollten Sie mindestens prüfen lassen:

• Darf der Anbieter Eingaben für die Verbesserung oder das Training seiner Modelle verwenden?
• Wie lange werden Eingaben und Ergebnisse gespeichert?
• Gelten die Bedingungen ausdrücklich für eine geschäftliche Nutzung?
• Gibt es Zusagen für den Fall, dass Dritte Rechte am Ergebnis geltend machen?
• Verfallen solche Zusagen, wenn Mitarbeiter nicht freigegebene Inhalte hochladen?

Ein Firmenkonto mit passenden Vertragsbedingungen ist deshalb mehr als eine Frage der bequemeren Verwaltung. Es kann festlegen, wie mit Ihren Eingaben umgegangen wird. Die Prüfung der Bedingungen ersetzt es dennoch nicht.

KI-Texte brauchen eine Prüfung vor der Veröffentlichung

Ein KI-generierter Text darf nicht allein deshalb ungeprüft verwendet werden, weil kein Autor oder keine Quelle genannt wird. Das System kann Formulierungen erzeugen, die bestehenden Werken zu ähnlich sind. Das Risiko steigt, wenn der Auftrag auf einem konkreten fremden Text beruht oder eine möglichst genaue Nachahmung verlangt.

Gleichzeitig ist nicht jeder KI-Text automatisch ein eigenes, exklusiv nutzbares Werk Ihres Unternehmens. Das deutsche Urheberrecht knüpft Schutz grundsätzlich an menschliches Schaffen. Wie stark die menschliche Bearbeitung eines KI-Ergebnisses für einen eigenen Schutz sein muss, lässt sich nicht pauschal beantworten.

Für Angebote, Serienmails, Fachbeiträge und Vertriebsunterlagen sollte deshalb ein Mitarbeiter verantwortlich bleiben. Er prüft Fakten, überarbeitet die Sprache und kontrolliert auffällige Formulierungen, Bilder und Quellen. Bei wichtigen Veröffentlichungen sollte außerdem festgehalten werden, welche Vorlagen verwendet und welche Änderungen vorgenommen wurden.

Was sich mit internen Regeln nicht vollständig absichern lässt

Auch eine sorgfältige Prüfung erkennt nicht jede mögliche Übereinstimmung mit geschützten Inhalten. Nutzer können zudem häufig nicht nachvollziehen, aus welchen Trainingsdaten ein Ergebnis entstanden ist. Vertragsbedingungen von Anbietern können sich ändern und unterscheiden sich je nach Tarif oder Einsatzart.

Ein vollständiger Ausschluss rechtlicher Risiken ist daher unrealistisch. Ein pauschales KI-Verbot hilft aber ebenfalls wenig, wenn Mitarbeiter längst private Konten oder frei verfügbare Werkzeuge verwenden. Wirksamer sind wenige verständliche Regeln, ein freigegebenes System und eine benannte Ansprechperson für Zweifelsfälle.

Was Sie diese Woche festlegen können

1. Bestimmen Sie erlaubte Inhalte. Freigeben können Sie beispielsweise eigene Produktdaten, selbst erstellte Textbausteine und ausdrücklich lizenzierte Vorlagen. Kundenunterlagen, gekaufte Studien, Wettbewerbermaterial und Bilder sollten bis zur Prüfung gesperrt bleiben.

2. Prüfen Sie die tatsächlich genutzten Werkzeuge. Fragen Sie Ihr Team, welche Systeme es bereits verwendet. Lassen Sie für diese Dienste Nutzungsbedingungen, Speicherung, Trainingsnutzung und mögliche Haftungszusagen prüfen.

3. Testen Sie die Regel mit zwei Verkäufern. Nehmen Sie typische Aufgaben wie Angebotsentwurf, Nachfassmail und Wettbewerbsvergleich. Halten Sie fest, welche Eingaben zulässig sind, wann gekürzt oder anonymisiert werden muss und wer das Ergebnis vor dem Versand prüft.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.